Nebenkostenabrechnung: Das sind die häufigsten Fehler bei den Nebenkosten

Eine alljährliche Situation: die Nebenkostenabrechnung liegt im Briefkasten. Für die Mieter ist das meist mit großen Bedenken und Misstrauen verbunden.

Zu Recht: Bei keiner anderen Mietrechtsangelegenheit werden so viele Fehler gemacht, wie bei der Nebenkostenabrechnung. Sogar jede zweite Abrechnung soll falsch sein. Oftmals werden von den Vermietern Positionen abgerechnet, die gar nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Werden zwingende Formalien nicht eingehalten, kann das sogar zu einem Forderungsausfall für den Vermieter führen.

Daher sollte Sie als Mieter die Nebenkostenabrechnung genau prüfen und Ihre Recht im Falle einer fehlerhaften Abrechnung kennen.

Bei uns erfahren Sie, welche Fehler häufig in der Abrechnung zu finden sind, wie Sie diese erkennen und wie Sie gegen eine falsche Abrechnung vorgehen können.

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Ob überhaupt eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss, hängt von der vertraglichen Vereinbarung zwischen den Mietparteien ab.

Der gesetzlichen Ausgestaltung nach ist die Miete eine Inklusivmiete. Davon kann allerdings – was die Regel ist – nach § 556 BGB abgewichen werden.

In den meisten Mietverträgen wird daher neben der Kaltmiete eine Vorauszahlung der Betriebskosten vereinbart. Über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten ist sodann jährlich eine Abrechnung zu erstellen.

Es kann jedoch auch eine Betriebskostenpauschale beschlossen werden. In diesem Fall wird zusätzlich zur Kaltmiete eine festgelegte Pauschale für die Betriebskosten gezahlt. Über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten muss dann nicht gesondert abgerechnet werden.

Auch wenn eine Inklusivmiete oder eine Pauschale vereinbart wurde, muss bei Betrieb einer Zentralheizung über die Heiz- bzw. Warmwasserkosten abgerechnet werden. Dies ergibt sich zwingend aus der Heizkostenverordnung, von der nicht abgewichen werden darf.

Welche Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?

Zunächst können Nebenkosten nur auf den Mieter abgewälzt werden, wenn dies eindeutig und ausdrücklich vereinbart wurde.

Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, bestimmt sich daher nach der vertraglichen Vereinbarung. Vereinbarungen wie „der Mieter trägt alle Nebenkosten“, „alle mit dem Mietobjekt verbundenen Betriebskosten“ o.Ä. sind zu unbestimmt, so dass eine entsprechende Mietvertragsklausel unwirksam ist.

Wurde eine beispielhafte Aufzählung der anfallenden Nebenkosten mit einem Zusatz „etc.,u.a.“ versehen, so können nur die aufgezählten Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden.

Ausreichend hingegen ist eine Bezugnahme auf § 2 BetrKV, der einen umlagefähigen Betriebskostenkatalog enthält. Beispiel: „Neben der Miete sind monatlich die Kosten für Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV zu zahlen.“

Welche Kosten im Einzelnen auf den Mieter umgelegt werden dürfen, wird in der Betriebskostenverordnung geregelt. Die umlegbaren Kosten finden Sie in dem Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV.

Der Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV ist abschließend, d.h. es dürfen keine anderen Betriebskosten neben den aufgezählten auf den Mieter umgelegt werden.

Folgende Kosten gehören jedenfalls nicht zu den Betriebskosten:

• die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten)
• die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)

Was sind sonstige Betriebskosten?

Zwar werden in dem Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV in den Nummern 1-16 alle umlegbaren Kosten abschließend aufgezählt. Jedoch können nach § 2 Nr. 17 BetrKV auch „sonstige Betriebskosten“ umgelegt werden, die nicht in den Nr. 1-16 genannt werden.

Welche Kosten jedoch tatsächlich unter dem Punkt „sonstige Betriebskosten“ umgelegt werden dürfen, ist selbst unter Gerichten höchst strittig. Was jedenfalls nicht umgelegt werden darf sind Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Wurden in Ihrer Nebenkostenabrechnung strittige Punkte auf Sie umgelegt kontaktieren Sie sofort unsere Anwaltshotline.

Von den meisten Gerichten als umlagefähig anerkannt wurden die von folgenden Kosten:

• Kosten der Dachrinnenreinigung – und Beheizung, Kosten für Wartung von Feuerlöschgeräten, Kosten für Miete und Wartung von Rauchmeldern, Wartungskosten für eine Lüftungsanlage und Kosten für die Brandschutzwartung, TÜV-Gebühren für Überprüfung und Wartung von Blitzschutzanlagen, Kosten für die Überprüfung und Wartung Sprinkleranlagen
• Kosten für den Betrieb von Müllschluckern, Kosten für Klimaanlagen, Rückstausicherungen, Gemeinschaftseinrichtungen wie Sauna oder Kinderspielplatz
• Wiederkehrende Kosten, die dem Vermieter zur Prüfung der Betriebssicherheit einer technischen Anlage z.B. Elektroanlage entstehen

Folgende Kosten werden in der Regel nicht als „sonstige Betriebskosten“ anerkannt und sind somit nicht umlagefähig:

• Wartungskosten der Klingel- und Gegensprechanlage, Kosten für die Installation von Feuerlöschern, Kosten für Fußmatten im Treppenhausflur eines Mehrfamilienhauses
• Leasingkosten für einen Flüssiggastank oder einen Gastank, Kosten für Wartung von Fenstern oder die Wartung und vorbeugende Reinigung von Abflussrohren
• Bank- und Kontogebühren, Erbbauzinsen, Erstellung des Energieausweises, Kosten für Namensschilder
• Mietverlustversicherung, Rechtsschutzversicherung, Reparaturversicherung

Oftmals versuchen Vermieter Kosten, die nicht nach dem Betriebskostenkatalog umlagefähig sind, über die „sonstigen Betriebskosten“ umzulegen. Ob eine solche Umlage zulässig ist, muss je nach Einzelfall betrachtet werden und muss im Zweifel von einem Gericht entschieden werden. Jedenfalls muss eine solche Umlage ausdrücklich vereinbart worden sein.

Was ist der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz?

Bei der Betriebskostenabrechnung ist der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz zu beachten, § 556 Abs. 3 BGB. Diesem Grundsatz nach dürfen nur solche Kosten umgelegt werden, die für eine ordnungsgemäße und sparsame Wirtschaftsführung im Mietobjekt unerlässlich sind. Als Kontrollfrage lässt sich anführen: Hätte der Vermieter die Kosten auch veranlasst, wenn er sie selbst tragen müsste?

Dabei steht dem Vermieter jedoch ein gewisser Ermessenspielraum zu. Unwirtschaftlich sind die Kosten demnach erst, wenn dieses Ermessen überschritten worden ist. Wann das der Fall ist, muss je nach Einzelfall, Art der Betriebskosten und deren Höhe beurteilt werden.

Insbesondere bei größeren Objekten und großem Angebot, etwa an Reinigungsunternehmen, muss der Vermieter in der Regel mehrere Angebote einholen.

Akzeptiert der Vermieter jedoch erhöhte Preise eines Unternehmens, obwohl es preisgünstigere Konkurrenzunternehmen gibt, ist das Wirtschaftlichkeitsgebot verletzt. Meist gibt es mehrere Leistungsanbieter für Strom, Öl oder Gas.

Sind die Preisdifferenzen zu den bisherigen Tarifen nur geringfügig, muss der Vermieter den Anbieter nicht wechseln. Übersteigt der bisherige Tarif für Strom, Öl oder Gas jedoch die anderen Anbieter um mehr als 20%, spricht dies in der Regel für eine Unwirtschaftlichkeit.

Übersteigen die Betriebskosten den zulässigen Rahmen, hat der Mieter einen Anspruch auf Erstattung der zu viel gezahlten Betriebskosten.

Formalien der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen, § 556 Abs. 3 BGB. Über die Nebenkosten muss jährlich abgerechnet werden – die Abrechnungsperiode darf also 12 Monate nicht überschreiten. Der Abrechnungszeitraum muss jedoch nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein.

Geht die Nebenkostenabrechnung dem Mieter nicht rechtzeitig zu, kann der Vermieter etwaige Nachforderungen nicht mehr geltend machen, § 556 BGB. Die Zugangsfrist ist nur gewahrt, wenn der Vermieter dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zukommen lässt.

Die Abrechnung ist dann formell ordnungsgemäß, wenn sie folgende Angaben enthält: die Zusammenstellung der Betriebskosten für das ganze Haus, die Angabe des zugrunde liegenden Verteilerschlüssels mit Erläuterungen, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Die Abrechnung muss so gestaltet sein, dass der Mieter sich innerhalb von wenigen Minuten bei konzentrierter Durchsicht der Abrechnungspositionen in das Abrechnungssystem hineindenken und eine echte gedankliche Nachprüfung der Gesamtabrechnung vornehmen kann.

Welche Fristen der Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu beachten hat, erfahren Sie im Beitrag Nebenkostenabrechnung Frist.

So gehen Sie gegen eine falsche Nebenkostenabrechnung vor

Halten Sie die Nebenkostenabrechnung für falsch, können Sie gegen diese Einwendungen geltend machen.

Ihre Einwendungen müssen Sie dem Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Nebenkostenabrechnung mitteilen. Diese Mitteilung ist formlos möglich, das bedeutet, sie kann mündlich, schriftlich oder per Fax/E-Mail erfolgen. Jedoch genügen allgemeine Bedenken nicht – vielmehr müssen Sie konkrete Beanstandungen geltend machen.

Damit Sie die Abrechnung angemessen kontrollieren können, haben Sie das Recht, die Abrechnungsunterlagen einzusehen. Der Vermieter ist bei Übersendung der Nebenkostenabrechnung jedoch nicht verpflichtet, Belege beizufügen.

Die Einsichtnahme in die Originale (Abrechnungsunterlagen, Verträge und Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern, etc.) hat zu üblichen Geschäftszeiten in den Räumen des Vermieters zu erfolgen. Der Vermieter darf die Einsichtnahme nicht verweigern oder erschweren. Zudem muss dem Mieter ausreichend Zeit eingeräumt werden, die vom Vermieter zuvor geordneten Belege zu prüfen.

Die Übersendung von Kopien kann der Mieter nur dann verlangen, wenn ihm eine Einsicht in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann.

Das wäre beispielsweise der Fall, wenn die Wohnung bzw. das Büro des Vermieters über 30km entfernt liegt und für den Mieter nur schwer zu erreichen ist. Die Fahrt- bzw. die Kopierkosten (etwa 0,25 Euro pro Kopie) muss der Mieter selbst tragen.

Ist die Nebenkostenabrechnung tatsächlich fehlerhaft, muss der Vermieter diese korrigieren bzw. unter Umständen eine neue Abrechnung erstellen.

Ist die Abrechnung hingegen richtig, so ist eine etwaige Nachzahlung sofort fällig und zügig zu begleichen.

Zahlen Sie daher „unter Vorbehalt der rechtlichen Klärung“ oder „Zahlung unter der Bedingung, dass die Forderung besteht“. Besteht die Nachforderung tatsächlich nicht, haben Sie einen Rückzahlungsanspruch gegen den Vermieter.

Was bei fehlender Nebenkostenabrechnung zu tun ist

Nicht selten kommt es vor, dass zwar eine Betriebskostenvorauszahlung verlangt wird, jedoch vom Vermieter keine Nebenkostenabrechnung erstellt wird.
In diesem Fall fordern Sie den Vermieter auf, die Nebenkostenabrechnung unverzüglich zu erstellen.

Vorsicht: Beachten Sie die Fristen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Der Vermieter hat 12 Monate nach Beendigung der Abrechnungsperiode Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Bis zum Ablauf dieser Frist haben Sie keinen Anspruch auf vorzeitige Erstellung der Abrechnung.

Hat der Vermieter innerhalb dieser Frist keine Nebenkostenabrechnung erstellt, haben Sie ein Druckmittel gegen ihn: Ihnen steht ein Zurückbehaltungsrecht an den Vorauszahlungen zu. Das bedeutet, Sie können die Zahlung der vereinbarten Betriebskosten so lange einstellen, bis der Vermieter die Nebenkostenabrechnung formell ordnungsgemäß erstellt hat.

Sobald der Vermieter die Abrechnung erstellt hat, sind die einbehaltenen Vorauszahlungen jedoch nachzuzahlen. Sie sollten sich über die Abläufe bei einer falschen Nebenkostenabrechnung unbedingt mit einem erfahrenen Anwalt für Mietrecht absprechen. Finden Sie Ihren Anwalt über unsere Anwaltssuche.

Prüfen Sie kostenlos mit nur wenigen anonymen Angaben ob Ihr Vermieter die Nebenkosten rechtmäßig abrechnet.

• Welcher Zeitraum wurde berechnet?
• Welche Kosten wurden Berücksichtigt?
• Sind die Kosten richtig auf die Posten verteilt?
• Sind die Nebenkosten zu hoch angesetzt?