Nebenkostenabrechnung Frist: Alle Fristen für Vermieter und Mieter

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Das Einhalten der Nebenkostenabrechnung Frist stellt für viele Vermieter Alljährlich eine große Herausforderung dar. Nicht nur der Inhalt der Abrechnung ist regelmäßig fehlerhaft – auch wichtige Formalien werden oftmals nicht beachtet.

Doch eine Nachlässigkeit bei den Formalien kann weitreichende Folgen für den Vermieter haben. Insbesondere die Nichteinhaltung der Fristen kann zu einem Forderungsausfall führen.

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Wann läuft die Nebenkostenabrechnung Frist ab?

Ob überhaupt eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss, hängt von der vertraglichen Vereinbarung zwischen den Mietparteien ab.
Der gesetzlichen Ausgestaltung nach ist die Miete eine Inklusivmiete. Davon kann allerdings – was die Regel ist – nach § 556 BGB abgewichen werden.

In den meisten Mietverträgen wird daher neben der Kaltmiete eine Vorauszahlung der Betriebskosten vereinbart. Über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten ist sodann jährlich eine Abrechnung zu erstellen.

Es kann jedoch auch eine Betriebskostenpauschale beschlossen werden. In diesem Fall wird zusätzlich zur Kaltmiete eine festgelegte Pauschale für die Betriebskosten gezahlt. Über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten muss dann nicht gesondert abgerechnet werden.

Gibt es immer eine Nebenkostenabrechnung?

Nur im Falle einer Betriebskostenvorauszahlung muss also eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden.
Auch wenn eine Inklusivmiete oder eine Pauschale vereinbart wurde, muss bei Betrieb einer Zentralheizung über die Heiz- bzw. Warmwasserkosten abgerechnet werden. Dies ergibt sich zwingend aus der Heizkostenverordnung, von der nicht abgewichen werden darf.

Welche Abrechnungsperiode gilt für die Nebenkosten?

Die Abrechnungsperiode legt fest, für welchen Zeitraum die Kosten abgerechnet werden. Über die Nebenkosten muss jährlich abgerechnet werden – die Abrechnungsperiode darf also 12 Monate nicht überschreiten. Eine kürzere Abrechnungsperiode kann – wenn dafür gute Gründe vorliegen – vereinbart werden.

Der Abrechnungszeitraum muss jedoch nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Als Beginn der Abrechnungsperiode kann etwa auch das Einzugsdatum gewählt werden. In der Regel wird aber das Kalenderjahr als Abrechnungsperiode vereinbart.

Der Vermieter kann sämtliche abzurechnende Nebenkosten in einer Abrechnung zusammenfassen. Allerdings kann er auch verschiedene Abrechnungskreise bilden.

Häufig werden dabei die Heiz- und Warmwasserkosten einerseits und die restlichen Betriebskosten andererseits getrennt abgerechnet. In der Regel sind getrennte Abrechnungen aber nur zulässig, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde – etwa eine Abrechnung der Heizkosten nach Heizperiode und die restlichen nach dem Kalenderjahr.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen, § 556 Abs. 3 BGB.

Beispiel zur Nebenkostenabrechnung Frist

Ist als Abrechnungsperiode das Kalenderjahr 2016 (01.01.2016 – 31.12.2016) festgelegt, so muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung grundsätzlich bis zum 31.12.2017 zugehen. Da der 31.12.2017 aber ein Sonntag ist, fällt das Ende der Frist auf den nächsten Werktag, also den 02.01.2018 (Nicht auf den 01.01.2018, da dieser ein Feiertag ist.).
Oft wird die zwölfmonatige Frist von den Vermietern bis zum letzten Tag ausgereizt.

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Details zur Nebenkostenabrechnung Frist

Daher sollten die Mieter folgende Details kennen:

  • Ausschlaggebend für die Einhaltung der Frist ist der Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter – nicht das Abschicken der Abrechnung. In der Regel wird der Briefkasten vormittags geleert (sofern die Post nicht üblicherweise später zugestellt wird). Die Frist im oben genannten Beispiel ist also nur eingehalten, wenn die Abrechnung bis zum 02.01.2018, ca. 12 Uhr in den Briefkasten des Mieters geworfen wurde.
  • Ist als Abrechnungsperiode ein anderer Zeitraum ausschlaggebend, ändert sich auch das Fristende. Wurde als Beginn der Abrechnungsperiode beispielsweise der 01.05.2016 vereinbart, so muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter bis zum 30.04.2018 zugehen.
  • Für die Nebenkostenabrechnung genügt Textform, so dass sie auch per E-Mail oder Fax versendet werden kann.
  • Die Frist ist nur gewahrt, wenn der Vermieter dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zukommen lässt. Die Abrechnung ist dann formell ordnungsgemäß, wenn sie folgende Angaben enthält: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe des zugrunde liegenden Verteilerschlüssels mit Erläuterungen, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen.
  • Die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang trägt der Vermieter.

Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Das bedeutet, dass die Abrechnungsfrist nicht verlängert werden darf und etwaige Klauseln im Mietvertrag unwirksam sind.

Welche Folgen hat der verspätete Zugang der Nebenkostenabrechnung?

Ist die Nebenkostenabrechnung dem Mieter nicht rechtzeitig zugegangen, so kann der Vermieter etwaige Nachforderungen nicht mehr geltend machen, § 556 BGB.

Das bedeutet, dass der Mieter Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung nicht bezahlen muss.
Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Trifft ihn keine Schuld, so kann er weiterhin die Nachforderungen geltend machen. Den Vermieter trifft allerdings nur in Ausnahmefällen keine Schuld, an die hohe Anforderungen zu stellen sind.

Ausnahmefälle sind beispielsweise: lange Krankheit des Vermieters, unvorhersehbarer Ausfall des Computers, Poststreik, zu spät zugegangene Bescheide, welche der Vermieter für die Abrechnung benötigt – jedoch nur, wenn er sich um die rechtzeitige Zusendung tatsächlich bemüht hat.

Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung hingegen ein Guthaben für den Mieter, hat der Mieter natürlich weiterhin einen Anspruch auf Auszahlung des Guthabens.

Das Wichtigste zu Fristen bei der Nebenkostenabrechnung im Überblick

  • Nur wenn eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart wurde, muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Für Heiz- und Warmwasserkosten hingegen, muss in der Regel immer eine Abrechnung erstellt werden.
  • Der Abrechnungszeitraum muss zwar nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein, darf aber zwölf Monate nicht überschreiten. Ggf. dürfen auch verschiedene Abrechnungskreise gebildet werden.
  • Die – formell ordnungsgemäße – Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen. Geht sie dem Mieter zu spät zu, muss er etwaige Nachforderungen nicht mehr begleichen. Dies gilt nicht, wenn der Vermieter den verspäteten Zugang nicht zu vertreten hat.
  • Ergibt die Nebenkostenabrechnung ein Guthaben, muss dieses – auch wenn die Abrechnung verspätet zugegangen ist – dem Mieter ausgezahlt werden.
  • Die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang trägt der Vermieter.
  • Abweichungen von diesen Regelungen, die zum Nachteil des Mieters führen, sind unwirksam.

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